شیوه‌نامه حریم خصوصی و دفتر ثبت اعضا

# بیانیه حریم خصوصی و شیوه‌نامه پردازش داده‌های اعضا (GDPR) منطبق با مقررات عمومی حفاظت از داده‌های اتحادیه اروپا (GDPR 2016/679) و قانون حفاظت از داده‌های فنلاند (1050/2018). تاریخ به‌روزرسانی: ۲۹ سپتامبر ۲۰۲۶ --- ### ۱. هویت و مشخصات مسئول پردازش داده‌ها (Data Controller) **انجمن ماکان (Makan Ry)** شناسه ملی فنلاند (Y-tunnus): 3657266-8 شهر محل ثبت: وانتا (Vantaa)، فنلاند نشانی پستی: Normannikuja 6, 01200 Vantaa, Finland پست الکترونیک: [email protected] ### ۲. مسئول هماهنگی و پاسخگویی به امور حریم خصوصی رئیس هیئت مدیره: لیلا سادات غضنفری (Leyla Sadat Ghazanfari) پست الکترونیک: [email protected] ### ۳. نام دفتر و پایگاه داده دفتر رسمی و پایگاه داده اعضا و متقاضیان عضویت در انجمن ماکان. ### ۴. مبنای حقوقی و اهداف پردازش اطلاعات شخصی پردازش اطلاعات متقاضیان بر اساس ماده ۱۱ قانون انجمن‌های کشور فنلاند (Yhdistyslaki 503/1989) صورت می‌پذیرد که هیئت مدیره را مکلف به نگهداری فهرست رسمی اعضا (نام کامل و شهر محل سکونت) نموده است. اهداف پردازش عبارتند از: - ثبت و بررسی تقاضاهای عضویت توسط هیئت مدیره؛ - مدیریت دفتر قانونی اعضا مطابق با ضوابط اداره ثبت فنلاند (PRH)؛ - مکاتبات رسمی، ارسال دعوت‌نامه‌های مجمع عمومی و اطلاع‌رسانی‌های ضروری؛ - احراز رسمیت عضویت و حق رأی در جلسات مجمع عمومی. اطلاعات به هیچ عنوان برای مقاصد تجاری، تبلیغاتی، بازاریابی یا پروفایل‌سازی خودکار به کار گرفته نمی‌شود. ### ۵. اقلام داده‌های ثبت‌شده اطلاعات زیر در پایگاه داده اعضا ذخیره می‌گردد: - نام و نام خانوادگی کامل؛ - نشانی پستی، کد پستی و شهر محل اقامت (Kotikunta)؛ - نشانی ایمیل؛ - شماره تماس همراه؛ - تاریخ ثبت تقاضا، وضعیت عضویت (در حال بررسی / عضو رسمی / لغو شده)؛ - ثبت تاییدیه پذیرش اساسنامه و شیوه‌نامه حریم خصوصی. ### ۶. منابع دریافت داده‌ها کلیه داده‌ها به صورت مستقیم توسط خود متقاضی از طریق فرم الکترونیکی عضویت در وب‌سایت (/join) تکمیل و ارسال می‌شود. ### ۷. عدم افشا و عدم انتقال به اشخاص ثالث یا خارج از اروپا داده‌های اعضا کاملاً محرمانه تلقی می‌شوند. این اطلاعات هرگز فروخته، اجاره داده یا در اختیار اشخاص ثالث و شرکت‌های تبلیغاتی قرار نخواهد گرفت. هیچ‌گونه انتقالی به خارج از محدوده اتحادیه اروپا (EU) یا منطقه اقتصادی اروپا (EEA) صورت نمی‌گیرد. ### ۸. مدت زمان نگهداری اطلاعات اطلاعات اعضای رسمی در طول دوره عضویت فعال نگهداری می‌شود. پس از اعلام انصراف یا لغو عضویت، اطلاعات ظرف مدت متعارف پاکسازی خواهد شد. اطلاعات درخواست‌های ردشده ظرف مدت ۱۲ ماه حذف می‌گردد. ### ۹. امنیت داده‌ها داده‌های دیجیتال بر روی سرورهای امن با رمزنگاری داده‌ها و دسترسی‌های محدود نگهداری می‌شوند. صرفاً اعضای مسئول در هیئت مدیره جهت انجام وظایف قانونی به این اطلاعات دسترسی دارند. ### ۱۰. حقوق اعضا و اشخاص تحت پوشش بر اساس مقررات GDPR، کلیه متقاضیان و اعضا از حقوق زیر برخوردارند: - حق دسترسی و رویت اطلاعات شخصی ثبت‌شده؛ - حق درخواست تصحیح یا تکمیل داده‌های نادرست؛ - حق درخواست حذف داده‌ها در صورت لغو عضویت؛ - حق ثبت شکایت نزد نهاد عالی نظارت بر حفاظت داده‌های فنلاند (Tietosuojavaltuutetun toimisto - www.tietosuoja.fi). جهت اعمال هر یک از حقوق فوق می‌توانید درخواست خود را کتباً به ایمیل [email protected] ارسال فرمایید.